Anwenderbericht

Praxiscloud im Einsatz...

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Dr. Kristin Dietze
Fachzahnärztin für Kieferorthopädie

Dr. Kristin Dietze studierte Zahnmedizin und hat erfolgreich das Curriculum der Kieferorthopädie absolviert. Sie war mehrere Jahre an einem Universitätsklinikum tätig und ist seit Anfang 2017 selbstständige Kieferorthopädin.

Webseite: kieferorthopaedie-dietze.de

Dr. Christian Hanshans
Arzt und Medizininformatiker

Sein Schwerpunkt  ist der sichere Einsatz von internetbasierter Software im Medizin- und Forschungsumfeld. Unter seiner Federführung entstanden diverse internetbasierte Lern- und Prüfungssysteme für Mediziner, die private Cloud Lösung myCloud, eine Plattform für klinische Studien (Studienportal.eu) sowie unter Anderem das Konzept der PraxisCloud.

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Wie kam es zu dem Projekt, Frau Dr. Dietze?

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Ich stand vor der Herausforderung Anfang 2017 meine Zahnarztpraxis mit kieferorthopädischem Schwerpunkt zu eröffnen. Hierzu musste ich mich neben den baulichen und verwaltungstechnischen Problemen auch mit dem Thema Praxis-IT auseinandersetzen. Hierbei wurde mir schnell klar, dass es gar nicht so einfach ist als Fachfremde die passende Praxis-Software und dafür passende Geräteausstattung vom Röntgen bis hin zum Server auszuwählen.

Haben Sie die Praxissoftware selbst ausgesucht?

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Was die Praxis Software angeht, so habe ich mich vorher ausgiebig informiert und mir mehrere Produkte zeigen lassen und auch selbst viel im Internet recherchiert. Der Funktionsumfang ist bei den Programmen ziemlich ähnlich. Die Oberflächen sind verglichen dem, was man von moderner Software her kennt recht unübersichtlich. Ich habe mich für Dental Vision und Otho Express entschieden, da ich hiermit am besten zurecht gekommen bin und die Software meine Anforderungen erfüllt hatte. Unterstützung hatte ich hierbei von meinem Mann, der selbst eine Zahnarztpraxis betreibt und bereits Erfahrung in dem Bereich hatte.

Und wie war das mit der Praxis-IT?

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Nachdem die Praxis Software feststand und auch das digitale Röntgensystem ausgewählt war, ging es an die Auswahl der Praxis Computer und des Servers. Dies war ein schwieriger Teil. Zwar gibt der Softwarehersteller eine Empfehlung für die Computer und Server, aber der Markt ist unübersichtlich und die Angebote für die EDV variieren aus Kostensicht zum Teil bis um den Faktor 10. Angefangen von den Computern in den Behandlungsräumen und erst recht bei der Netzwerktechnik. Dies war der Punkt an dem ich mir Hilfe geholt hatte.

Wie schaut eine normale Praxis-IT überhaupt aus und was wird gebraucht?

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Die gängigen Praxis-Programme sind alle sehr ähnlich aufgebaut. Ein zentraler Rechner (Server) dient der Speicherung der Daten und die Computer in den Behandlungsräumen greifen über das Praxisprogramm auf diese Daten zu und stellen sie dar. Wichtig ist, dass ein zuverlässiges Netzwerk die Computer mit dem Server verbindet und dass der Server unterbrechungsfrei arbeitet. Um Problemen vorzubeugen, kommen bei einer guten Hardwareauswahl immer hochwertige Komponenten im Server und eine Notstromversorgung und Klimaanlage im Technikraum zum Einsatz. Wichtig ist, dass Komponenten mit mechanischer Beanspruchung oder Verschleiß (wie zum Beispiel Festplatten oder Netzteile) doppelt vorhanden sind. Diese Redundanz macht bei den Angeboten neben der Arbeitszeit für die Installation von Server und Praxis Computern einen großen Kostenfaktor aus. Neben dieser klassischen Anordnung gibt es jedoch auch andere Möglichkeiten.

Welche Alternativen wären denn das?

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Nachdem die Rechenleistung in den letzen Jahren stetig zugenommen hat, gibt es die Möglichkeit die notwendige Rechenleistung (also die des Servers und die der Praxis Computer) auf einem Server zu bündeln. Dies kann sinnvoll sein, wenn die benötigte Anforderung an die Praxis Computer, wie dies typische Weise der Fall ist, sehr gering ist. Die Praxis-Computer werden dann nur noch dazu genutzt den Bildschirminhalt anzuzeigen. Man kann sich dies als eine Art verlängertes Monitorkabel vorstellen.

Welche Vorteile ergeben sich durch dieses neue Konzept?

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Durch diese zentralisierte Orientierung können in mehrfacher Hinsicht Kosten gespart werden. Zum Einen reduzieren sich die Anschaffungskosten für die Praxis Computer, zum Anderen verringern sich die laufenden Kosten durch den Einsatz von energieeffizienteren und wartungsärmeren Geräten. Nicht zuletzt entfällt ein Großteil der üblichen Wartungsarbeiten an den Praxis Computern und auch die Anfahrt von IT-Experten bei Problemen.

Und was ist mit einer Cloud Lösung?

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Der Trend der Datenhaltung und Verarbeitung in die „Cloud“ auszulagern zeichnet sich sowohl in der Industrie aber auch privat deutlich ab. Hierbei muss man mit dem Begriff sehr vorsichtig umgehen, da er sehr schwammig ist und impliziert, dass die Daten in einer undurchsichtigen Datenwolke gespeichert werden. Man unterscheidet ferner zwischen „Public Cloud“, also Angeboten, die von mehreren Benutzern geteilt werden und „Private Cloud“. Gute Beispiele für eine Public Cloud sind die Dienste von Google oder Apples iCloud. Private Clouds hingegen sind Dienste, die von Anbietern speziell für einen Kunden bereit gestellt werden und nicht von mehreren Anwendern genutzt werden können. Wenn es um Patientendaten geht, sind jedoch besondere Anforderungen an den Datenschutz und das Arztgeheimnis zu berücksichtigen. Daher gibt es derzeit keine reine internetbasierte Public Cloud als Ersatz für konventionelle Praxissoftware für Ärzte und Zahnärzte.

Für welches Konzept haben Sie sich entschieden und warum?

dr_kristin_dietze

Nach umfangreicher Beratung und Überlegung habe ich mich für eine Kombination aus einer zentralisierten Lösung und einer Private Cloud entschieden. Die Vorteile lagen für mich auf der Hand: die geringere Investition in die Praxis-IT und kalkulierbare Fixkosten, zwei Argumente, die besonders bei einer Neugründung entscheidend sind. Hinzukommt, dass ich mich so auf meine Kernkompetenz konzentrieren kann und mich nicht um die Wartung und Instandhaltung der IT kümmern muss. Um den Server und dessen Komponenten kümmert sich der Anbieter ebenso wie um die Durchführung von Datensicherungen.

Wie sieht diese Lösung konkret aus?

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Zunächst wurde ein Server in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland eingerichtet. Dieser läuft gemäß den Anforderungen der Praxis Software mit einem Windows Betriebssystem. Für die Verbindung zwischen der Praxis und dem Rechenzentrum sorgt eine verschlüsselte Verbindung, die über jede gewöhnliche Internetleitung hergestellt werden kann. Das Besondere dieser Verbindung ist, dass sie beide Standorte zu einem lokalem Netzwerk verbindet. Weder Praxis Software noch Anwender bemerken den Unterschied. In der Praxis werden nur noch Computer mit minimalster Rechenleistung benötigt. Diese haben einen Stromverbrauch von lediglich 1 Watt und benötigen kein Windows Betriebssystem und demnach auch weder Updates, noch Lizenzen, noch Wartung. Drucker oder andere Peripheriegeräte können wie in einem gewöhnlichen Netzwerk einfach integriert werden.

Gab es Zweifel an der Entscheidung?

dr_kristin_dietze

Zu Beginn war ich mir unsicher, ob dies die richtige Entscheidung ist. Die Vorteile haben mich jedoch dennoch bewogen diesen Weg zu gehen. Es war spannend. Mit Hilfe meiner Berater (beratende-ingenieure.it) und dem Hersteller der Praxissoftware habe ich jedoch alle technischen und organisatorischen Hürden nehmen können.

Es gab technische Hürden, welche?

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Zunächst habe ich einen Internetanschluss mit maximaler Leitungskapazität bestellt. Später musste ich feststellen, dass es sich bei der Leitung nur um DSL 16.000 handelte. Es gab viele Telefonate und etliche Runden in der Warteschleife des Telekommunikationsanbieters bis eine Lösung gefunden wurde. Später konnten sich die Anbieter der Praxissoftware und der Röntgen-Anlage zur Installation und Konfiguration nicht in die Praxis einwählen. Üblicher Weise erfolgt die Einwahl in eine Praxis mit einer Fernwartungssoftware, die auf eine Internetverbindung des Servers und der Praxis Computer angewiesen ist. Durch die Abschottung der Praxis-IT vom Internet wurden diese Programme ausgesperrt. Auch die Anbindung des Chipkartenlesegeräts an die Praxis-IT war nicht ganz einfach. Das Chipkarten-Lesegerät zum Einlesen der Versicherungskarten verfügt sowohl über einen USB als auch einen Netzwerkanschluss. Die benötigte Netzwerkfunktion des Geräts war jedoch defekt. Es hat eine Weile gedauert, bis der Fehler gefunden war. Das Gerät musste getauscht werden.

Wie wurden diese überwunden?

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Zu dem bestehenden Internetanschluss wurde ein Kabel-Internetanschluss mit größerer Geschwindigkeit (200Mbit/s) bestellt und der bestehende Anschluss gekündigt. Für die Supportmitarbeiter der Praxissoftware und der Röntgenanlage wurde eine verschlüsselte Einwahlmöglichkeit geschaffen, über die sie sich in das Praxis-Netz einwählen konnten. Von dort aus konnte mit üblichen Methoden über die Ferne die Installation und Konfiguration der Praxissoftware und des Röntgens erfolgen.

Wo sehen Sie die größten Stärken dieses Konzepts?

dr_kristin_dietze

Der größte Vorteil ist, dass ich mir keine Sorgen um die Technik machen muss. Ich benötige keine Zusatzverträge mit IT-Experten, die im Fehlerfall anfahren müssen. Fehlerhafte Komponenten werden automatisch getauscht und meine Praxis Computer arbeiten absolut geräuschlos, sind klein und stromsparend. Ein Reservegerät steht für den Notfall bereit und kann ganz einfach einen defekten Praxisrechner ersetzen. Das Anschließen ist so einfach, dass ich dies selbst übernehmen kann.

Wie muss man sich den konkreten Ablauf vorstellen?

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Parallel zur Beauftragung des Internetanschlusses wird auf der Anbieterseite bereits die technische Infrastruktur geschaffen. Diese besteht aus einem speziellen Einwahlknoten und dem eigentlichen Praxis Server, der wiederum redundant auf eine Hochverfügbarkeits-Infrastruktur betrieben wird. Auf der Praxisseite muss nun nur noch die sichere Verbindung zu dem Serversystem hergestellt werden. Die Praxis bekommt hierzu ein vorkonfiguriertes Gerät, das am Router und dem Praxis Netzwerk angeschlossen wird. Von nun an sind alle Geräte, die am Praxis Netzwerk angeschlossen werden (Rechner wie Drucker) direkt mit Server verbunden. Die Einrichtung der Praxis Software durch den Softwareanbieter kann nun wie gewohnt erfolgen.

Welche Hardwarekomponenten mussten Sie kaufen?

dr_kristin_dietze

Die Investitionen hielten sich in Grenzen. Gekauft habe ich einen DSL Router (AVM Fritz!Box), einen Netzwerkswitch, die Praxis Computer, Bildschirme, Mouse und Tastatur, das Chipkartenlesegerät, Netzwerkdrucker und das VPN Gateway. In Summe lag die Investition hier unter 2.000€ im Vergleich zu sonst 15.000 bis 45.000. An Software kamen die Lizenz für das Serverbetriebssystem (Windows 2012 Server), die Zugriffslizenzen für 5 Benutzer und die eigentliche Praxis Software hinzu. Die Netzwerkleitungen wurden von einem Elektrobetrieb verlegt.

Wie erfolgt die Datensicherung?

dr_christian_hanshans

Die Datensicherung erfolgt auf zwei Ebenen. Zum Einen werden die
Patientendaten mit den Funktionen der Praxissoftware auf ein verschlüsseltes Laufwerk gesichert. Zudem erfolgt die Sicherung des gesamten Serversystems, so dass im Falle eines schwerwiegenden Problems (z.B.: nach einem fehlgeschlagenem Windows Update oder einer Infektion mit Malware) ein funktionstüchtiger Zustand innerhalb kurzer Zeit wiederhergestellt werden kann. Auch der Umzug auf größere Hardware ist auf diese Weise einfach möglich.

Haben Sie Bedenken bezgl. der gesetzlichen Regelung im Umgang mit patientenbezogenen Daten?

dr_christian_hanshans

Betrachtet man die Sache nüchtern, sind die patientenbezogenen Daten in einem zertifizierten Rechenzentrum mit allen Schutzmaßnahmen wesentlich sicherer untergebracht als in der eigenen Praxis. Auch wenn die eigentliche Hardware nicht in der Praxis steht, ist der Zugriff auf die Patientendaten dennoch beschränkt. Das Outsourcing der IT Infrastruktur steht nicht im Widerspruch zu geltenden Gesetzen. Die Gefahr durch das Einschleusen von Viren ist im Gegensatz zu den meisten Praxen durch die Tatsache unterbunden, dass die Praxis Computer selbst keine Internetverbindung haben und auch USB Laufwerke nicht ohne Weiteres angeschlossen werden können. So kann auch in meiner Abwesenheit kein Missbrauch oder Datendiebstahl erfolgen.

Würden Sie das sich wieder für dieses IT-Konzept entscheiden, wenn Sie wählen müssten?

dr_kristin_dietze

Auf jeden Fall. Die Praxis-IT läuft nun seit etwa 3 Monaten problemlos. Ich bin sehr zufrieden. Beim zweiten Mal würde ich aber besser bei der Auswahl des Internetanbieters aufpassen.

Was kann man aus Ihrer Sicht für Zahnärzte/Ärzte künftig noch verbessern?

dr_kristin_dietze

Aus heutiger Sicht würde ich mir wünschen, dass mir jemand die gesamte Hardware Bestellung abgenommen hätte – ein „Rund-um-Sorglos-Paket“ sozusagen, das vom Praxis Computer bis zum Drucker jeden Teil der Praxis-IT beinhaltet. Dies hätte mir rückblickend betrachtet viel Zeit und Frust gespart.